Polityka prywatności (RODO)

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego B2B prowadzonego pod adresem ratebo.com (dalej: Sklep). Pojęcia pisane wielką literą (Klient, Użytkownik, Administrator Konta, Członek zespołu, Konto, Zapytanie ofertowe, Oferta, Umowa) mają znaczenie nadane im w Regulaminie Sklepu.

1.Administratorem danych osobowych Użytkowników Sklepu jest RATEBO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Grochowska 45A, 04-186 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001223642 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), kapitał zakładowy 300 000,00 zł, NIP 1133193613, REGON 543977875 (dalej: RATEBO lub Administrator).

2.W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z RATEBO: e-mailem na adres [email protected], telefonicznie pod numerem +48 22 33 44 777 lub pisemnie na adres siedziby.

3.RATEBO nie wyznaczył inspektora ochrony danych; wszystkie zapytania w sprawach danych osobowych obsługuje Administrator bezpośrednio.

1.Przy rejestracji Konta i składaniu Zapytań ofertowych zbieramy: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, numer telefonu, numer NIP firmy Klienta oraz adres dostawy. Przy wystawianiu faktur przetwarzamy dodatkowo dane identyfikacyjne i adresowe Klienta wymagane przepisami podatkowymi.

2.Dla zalogowanych Użytkowników zapisujemy także historię wyszukiwań w Sklepie: wpisaną frazę, kliknięty wynik oraz datę wyszukiwania.

3.W związku z zabezpieczeniem Sklepu przetwarzamy dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, dane o urządzeniu i przeglądarce oraz logi zdarzeń związanych z logowaniem i korzystaniem z Konta.

4.Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia Konta, złożenia Zapytania ofertowego i realizacji zamówienia. Bez podania danych wskazanych w ust. 1 zawarcie i wykonanie Umowy nie jest możliwe.

1.Dane przetwarzamy wyłącznie w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a)prowadzenie Konta, obsługa Zapytań ofertowych, przygotowanie Ofert, zawarcie i realizacja zamówień oraz dostawa Towarów - art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem);

b)wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji księgowej i podatkowej, w tym przesyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur - art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);

c)obsługa reklamacji, zwrotów i gwarancji - art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na obronie przed roszczeniami i ich dochodzeniu);

d)kontakt handlowy, w tym przesyłanie informacji o ofercie RATEBO - art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), którą można w każdej chwili wycofać;

e)weryfikacja numeru NIP w publicznych rejestrach (CEIDG, KRS, wykaz podatników VAT) oraz weryfikacja uprawnienia do działania w imieniu Klienta - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu, że Umowy zawierają osoby umocowane);

f)zapisywanie i analiza historii wyszukiwań zalogowanych Użytkowników w celu planowania asortymentu i oceny aktywności Klienta - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);

g)zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu, w tym logowanie dwuetapowe, ochrona przed botami i nadużyciami, wykrywanie i blokowanie nieuprawnionego dostępu - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie systemów i danych);

h)wypełnianie obowiązków wynikających z przepisów sankcyjnych i przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy - art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

2.Dane nie są przetwarzane w celach innych niż wskazane powyżej. W razie zamiaru przetwarzania danych w nowym celu poinformujemy o tym przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

1.Dla zalogowanych Użytkowników Sklep zapisuje historię wyszukiwań (fraza, kliknięty wynik, data). Dane te wykorzystujemy wyłącznie w celach analitycznych: do planowania asortymentu oraz oceny aktywności Klienta. Nie służą one do wyświetlania reklam ani nie są udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

2.Wyszukiwania osób niezalogowanych (gości) są anonimowe i nie są powiązane z żadną osobą.

3.Historia wyszukiwań jest przechowywana przez 12 miesięcy od daty wyszukiwania, a następnie usuwana lub anonimizowana.

4.Użytkownik może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania historii wyszukiwań na zasadach opisanych w § 9.

1.Sklep używa plików cookies niezbędnych do działania: obsługi sesji, koszyka, logowania, zapamiętania wyboru Użytkownika dotyczącego zgód oraz ochrony przed botami. Cookies niezbędne są zapisywane bez zgody - na podstawie wykonania usługi świadczonej drogą elektroniczną oraz prawnie uzasadnionego interesu RATEBO polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

2.Za zgodą Użytkownika zapisujemy także cookies funkcjonalne: preferencje interfejsu oraz lokalny cache cen. Zgodę można wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.Cookies analityczne i marketingowe nie są obecnie używane. Jeżeli w przyszłości zostaną wprowadzone, będą zapisywane wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody.

4.Pełna lista stosowanych cookies, okresy ich ważności oraz możliwość zarządzania zgodami znajdują się w Polityce cookies oraz w Ustawieniach cookies dostępnych przez odnośnik „Preferencje zgód” w stopce Sklepu.

1.Dane Konta - do momentu usunięcia Konta przez Użytkownika lub RATEBO, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami, nie dłużej niż do upływu terminów przedawnienia.

2.Dane dotyczące zamówień, Ofert i faktur - 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (obowiązek księgowy i podatkowy).

3.Historia wyszukiwań - 12 miesięcy od daty wyszukiwania.

4.Dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu jej wycofania.

5.Logi bezpieczeństwa i dane techniczne - do 12 miesięcy, a w razie wykrycia incydentu - do czasu jego wyjaśnienia i zakończenia ewentualnych postępowań.

6.Dane dotyczące reklamacji - przez okres rozpatrywania reklamacji oraz do upływu terminu przedawnienia roszczeń z Umowy.

1.Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

a)firmom kurierskim i przewoźnikom - w celu dostawy Towarów;

b)operatorom płatności i bankom - w celu rozliczenia zamówień;

c)biuru rachunkowemu - w celu prowadzenia ksiąg i rozliczeń podatkowych;

d)dostawcom usług IT (hosting, poczta e-mail, utrzymanie Sklepu) - jako podmiotom przetwarzającym działającym na podstawie umów powierzenia;

e)organom publicznym - wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa (np. Krajowy System e-Faktur, organy skarbowe).

2.RATEBO nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich osobom trzecim w celach marketingowych.

1.Co do zasady dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

2.Jeżeli dostawca usług IT przetwarza dane poza EOG, odbywa się to wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń tam, gdzie jest to wymagane. Kopię stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z RATEBO.

1.Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do: dostępu do danych i uzyskania ich kopii; sprostowania danych; usunięcia danych; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych (w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany); wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec zapisywania historii wyszukiwań; wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

2.Żądania można zgłaszać na adres e-mail [email protected] lub pisemnie na adres siedziby RATEBO. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy.

3.Prawo do usunięcia danych nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego (w szczególności przechowywania faktur i dokumentacji księgowej) lub do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

4.Każda osoba ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

1.RATEBO nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

2.Analiza historii wyszukiwań służy wyłącznie celom statystycznym i planowaniu asortymentu i nie prowadzi do indywidualnego profilowania Użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

1.Klient, który rejestruje Konto lub dodaje do swojego zespołu Członków zespołu, przekazuje RATEBO dane osobowe tych osób. Klient zapewnia, że ma do tego podstawę prawną oraz że poinformował te osoby o przekazaniu danych i o treści niniejszej Polityki.

2.W odniesieniu do danych Członków zespołu i Administratora Konta RATEBO jest niezależnym administratorem danych i przetwarza je w celach i na podstawach wskazanych w § 3.

1.RATEBO stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS), dwuetapowe logowanie z użyciem jednorazowych kodów, kontrolę dostępu do danych w oparciu o uprawnienia, regularne kopie zapasowe oraz monitorowanie i blokowanie prób nieuprawnionego dostępu.

2.Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności hasła i kodów jednorazowych oraz za zabezpieczenie skrzynki e-mail powiązanej z Kontem.

1.RATEBO może zmieniać niniejszą Politykę w razie zmiany przepisów, zakresu usług lub sposobów przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Sklepie wraz z datą wejścia w życie.

2.O istotnych zmianach zalogowani Użytkownicy zostaną poinformowani wiadomością e-mail lub komunikatem w Sklepie.